Een psychotherapeut met een eigen praktijk is wettelijk verplicht een waarneemregeling te treffen. Deze verplichting vloeit voort uit de plicht tot continuïteit van zorg en het kunnen uitoefenen van de wettelijke patiëntenrechten, zoals omschreven in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). Vaak is het ook verplicht gesteld in de contracten van de zorgverzekeraars. Een waarneemregeling is er voor vakantieperioden maar bijvoorbeeld ook tijdens ziekte. In het rapport van de inspectie worden waarnemingsregeling en dossieroverdracht genoemd als ontwikkelpunten voor met name kleine praktijken.

In het verlengde van de waarneemregeling moet een vrijgevestigde psychotherapeut schriftelijk regelen waar en door wie zijn dossiers bewaard worden, voor het geval hij door overlijden of een tijdelijke of blijvende absentie niet (langer) in staat is het dossier te beheren. Deze verplichting vloeit voort uit de bewaarplicht, de verantwoordelijkheid voor de continuïteit van zorg en de wettelijke patiëntenrechten, zoals vastgelegd in de WGBO. In die situatie moeten een of meer vakgenoten de professionele werkzaamheden overnemen dan wel afronden. Tegenover de cliënten en oud-cliënten houdt deze verantwoordelijkheid in dat zij worden geïnformeerd over: 
1. het overlijden van de psychotherapeut of een andere reden van beëindiging praktijkvoering zonder dat de psychotherapeut hen daar zelf over heeft kunnen informeren. 
2. de plaats waar hun dossiers zich bevinden en met wie zij daarover contact kunnen opnemen;
3. tot wie zij zich kunnen richten om te kunnen worden doorverwezen voor voortzetting van de behandeling.

Bij het aanschrijven van oud-cliënten moet eerst worden nagegaan of zij nog op het adres wonen dat in hun dossier is vermeld. De cliënten zullen in de gelegenheid gesteld moeten worden het dossier op te halen of (aangetekend) toegestuurd te krijgen en zelf te bewaren. Naast hun recht op inzage en afschrift kunnen zij ook kiezen voor een vernietiging van het dossier.

Ook verwijzers, zorgverzekeraars, collega’s in de regio, de regionale inspectie en beroepsverenigingen moeten geinformeerd wrorden over de opvolging of de getroffen regeling inzake de dossiers. Wanneer een behandeling van een cliënt wordt voortgezet door een andere hulpverlener dient het dossier door de aangewezen vakgenoot – met toestemming van de cliënt – aangetekend per post te worden verstuurd aan de nieuwe behandelaar. De bewaarplicht van de vrijgevestigde psychotherapeut gaat dan over op de opvolger.

Als de achterblijvende partner van de psychotherapeut de dossiers in een afgesloten kast bewaart, dient hij of zij een beroep te doen op de psychotherapeut die het beheer voert over het archief om de uitoefening van het inzagerecht te begeleiden. De voorkeur gaat echter uit naar een bewaarplaats in een professionele omgeving die recht doet aan de voorwaarden met betrekking tot het beroepsgeheim en beveiliging van de gegevens.

Iedere vrijgevestigde psychotherapeut is zelf verantwoordelijk om tijdig maatregelen te treffen voor de continuering van zorg die een cliënt van hem mag verwachten. Als bij een overlijden niets vooraf is geregeld, dienen de achterblijvende partner of erfgenamen zich in te spannen om een vakgenoot – bijvoorbeeld de collega(e) met wie een waarneemregeling is getroffen of een collega uit de intervisiegroep – bereid te vinden om deze verantwoordelijkheid op zich te nemen.