Meldpunt overdracht dossiers na overlijden en praktijktestament

Als hun vrijgevestigd psychotherapeut is overleden, is het voor oud-cliënten lastig om te achterhalen waar hun dossier is gebleven. De collega die het beheer over de dossiers heeft overgenomen, heeft niet altijd actuele contactgegevens van deze oud-cliënten. Daarom stelt de NVP voor leden het ‘Meldpunt overdracht dossiers na overlijden’ in. Ook BIG-geregistreerde professionals die reeds het beheer voeren over de dossiers van overleden collega's kunnen dit melden.

Het meldpunt

Via het meldpunt verwijzen we naar de collega die de wettelijke plichten ten aanzien van de bewaartermijn voor het dossier van het overleden NVP-lid op zich heeft genomen. Er worden bij dit meldpunt dus geen dossiers bewaard.

Bij het meldpunt bewaren we de volgende gegevens:
-naam en voormalig praktijkadres overleden NVP-lid,
-datum (of maand en jaar) overlijden,
-naam dossierbeheerder,
-mailadres(sen), andere contactgegevens (bijv. website praktijk).
Gegevens met betrekking tot de collega die het dossierbeheer heeft overgenomen worden uitsluitend verstrekt aan cliënten (of hun wettelijke vertegenwoordigers) die een verzoek daartoe indienen bij de NVP.

• Voor vragen of informatie kunt u contact opnemen 

Wet- en regelgeving

Vanuit de wet- en regelgeving zijn vrijgevestigde psychotherapeuten verplicht de continuïteit van zorg voor cliënten goed te regelen in het geval van afwezigheid, vakantie en situaties waarin men door overlijden of door tijdelijke of blijvende absentie niet (langer) in staat is cliëntendossiers te beheren. De waarneming tijdens vakantie en ziekte is doorgaans goed geregeld, maar hoe is de continuïteit van zorg voor uw cliënten geregeld als u plotseling komt te overlijden? U kunt dit regelen via een zogeheten praktijktestament.

Praktijktestament

Een ‘praktijktestament’ wordt in de regel opgesteld door eerst afspraken met collega’s uit de intervisiegroep te maken. U kunt onderling afspreken dat indien één van de groepsleden komt te overlijden de anderen de caseload en bijbehorende dossiers overnemen en met de cliënten nagaan of zij de behandeling willen continueren met één van deze collega’s. In een dergelijk ‘praktijktestament’ staat dat deze collega’s via een executeur testamentair worden geïnformeerd over het overlijden. 
Naast het informeren van de cliënten over het overlijden kan dit ook betrekking hebben op andere zaken m.b.t. de praktijkvoering:

• Wie de verdere administratieve afhandelingen van het stopzetten van de praktijk regelt en hoe dit wordt geregeld;
• Waar zich de administratie bevindt en met welke wachtwoorden de cliëntenadministratie toegankelijk is;
• Hoe wordt zorg gedragen van vernietiging dossiers na verstrijken wettelijke bewaartermijn.

Bewaartermijn

De wettelijke bewaartermijn van dossiers bedraagt 20 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de behandeling werd afgesloten. Nu kan het zijn dat cliënten van jaren geleden niet of moeilijk te traceren zijn: het mailadres klopt niet meer of de client is verhuisd. Ook deze cliënten hebben tot 20 jaar na dato het recht hun dossier in te zien, een afschrift op te vragen, of een aanvraag te doen voor correctie, aanvulling, of vernietiging. Ook kunnen zij vragen hun gegevens over te dragen (recht op dataportabiliteit). 

• Meer informatie over dossierbeheer, inzagerecht en recht op afschrift etc. staat ook p. 25 - 28 van de Beroepscode voor psychotherapeuten
• Meer lezen over wet- en regelgeving? Ga hier naar het dossier Wet- en regelgeving