Wie beheert het medisch dossier na overlijden?

Helaas is onlangs een van mijn collega's onverwacht overleden. Daardoor stonden de cliënten ineens voor een gesloten deur. Dit bracht me bij de vraag: hoe kan ik, als vrijgevestigde psychotherapeut, mijn nalatenschap goed regelen voor mijn (oud)cliënten?   

Antwoord 

In het LKS 4.0 is opgenomen wanneer de regiebehandelaar beschikbaar en bereikbaar is. In het behandelplan en in de algemene voorwaarden van de praktijk staat hoe er gehandeld moet worden bij een crisis en op welke manier voor waarneming tijdens ziekte en vakantie van de behandelaar wordt zorggedragen. Over hoe te handelen na overlijden van de behandelaar is niets opgenomen in het LKS. Om dit goed te regelen kunt u een praktijktestament opstellen.

Praktijktestament 

Een praktijktestament wordt in de regel opgesteld door afspraken te maken met collega’s uit de intervisiegroep. U kunt onderling afspreken dat als één van de groepsleden komt te overlijden de anderen de caseload en bijbehorende dossiers overnemen en met de cliënten nagaan of zij de behandeling willen continueren met één van deze collega’s. In een dergelijk praktijktestament wordt opgenomen hoe deze collega’s worden geïnformeerd over het overlijden.   

Naast het informeren van de cliënten over het overlijden kunnen ook zaken m.b.t. de praktijkvoering worden vastgelegd: 

• Wie de verdere administratieve afhandelingen van het stopzetten van de praktijk regelt en hoe dit wordt geregeld; 
• Waar zich de administratie bevindt en met welke wachtwoorden de cliëntenadministratie toegankelijk is;  
• Hoe wordt zorggedragen van vernietiging dossiers na verstrijken wettelijke bewaartermijn.  

De wettelijke bewaartermijn van de medische dossiers bedraagt momenteel 20 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de behandeling werd afgesloten. Nu kan het zijn dat oud-cliënten niet of moeilijk te traceren zijn. Ook deze cliënten hebben tot 20 jaar na dato het recht hun dossier in te zien, een afschrift op te vragen, of een aanvraag te doen voor correctie, aanvulling, of vernietiging.  

Meldpunt overdracht dossiers na overlijden 

Wanneer er niets is geregeld, is het voor een oud-client in de regel lastig te achterhalen waar het dossier is gebleven. Om een zoektocht te voorkomen heeft de NVP het beheer over het Meldpunt overdracht dossiers na overlijden. Er worden op dit meldpunt geen dossiers bewaard, er kan uitsluitend worden verwezen naar de collega die de wettelijke plichten t.a.v. de bewaartermijn dossier van het overleden NVP-lid op zich heeft genomen.  

BIG-geregistreerde professionals die al het beheer voeren over de dossiers van overleden NVP-leden kunnen dit eveneens melden bij de NVP.  

Gegevens

Bij het meldpunt bewaren we de volgende gegevens:

• naam
• voormalig praktijkadres overleden NVP-lid
• datum (of maand en jaar) overlijden
• naam dossierbeheerder
• mailadres(sen), andere contactgegevens (bijv. website praktijk)

Gegevens met betrekking tot de collega die het dossierbeheer heeft overgenomen worden uitsluitend verstrekt aan cliënten (of hun wettelijke vertegenwoordigers) die een verzoek daartoe indienen bij de NVP.

Format 

Bij de LVVP en het NIP zijn formats beschikbaar van het praktijktestament.  

• Voor vragen of informatie kunt u contact opnemen met nvp@psychotherapie.nl